Protokoll-App unterstützt das Projektmanagement von Constrata

Für das Projektmanagementunternehmen Constrata sind Meetings zu den einzelnen Projekten essentiell, um große Bauvorhaben präzise steuern zu können. Alle wichtigen Entscheidungen, weiteren Vorgehensweisen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben treffen die Mitarbeiter des Bielfelder Unternehmens mit ihren Kunden und weiteren Dienstleistern dort. Ein Protokoll dokumentiert dann die Entscheidungen jedes einzelnen Meetings. Dafür erfahren die Constrata-Mitabeiter seit Juli 2018 digitale Unterstützung in Form einer Protokoll-App.

Die Entwicklung dieser App hat die Firma Tricept aus Detmold innerhalb von drei Monaten umgesetzt. Viele verschiedenste Anforderungen galt es dabei zu realisieren wie z.B. die Aufbereitung des Protokolls in einem ganz bestimmten Format. Letztendlich haben die Projektmanager von Constrata nun ein Tool zur Protokollierung erhalten, das ihnen viel Zeit erspart.

Die App ist in ihrer Handhabung selbsterklärend und einfach aufgebaut. Die Nutzer der App legen ihr jeweiliges Projekt z.B. Bau eines neuen Erlebnisbades an und ordnen die entsprechenden Teilnehmer dem Projekt zu. Der Protokollierende erzeugt für jedes Meeting ein neues Protokoll. In das Protokoll gibt er Texte, Bilder, Verantwortlichkeiten mit festen Lieferangaben, nächster Meetingtermin usw. ein.

Weil eine Historie der Ergebnisse vergangener Meetings oft hilfreich ist, können abgeschlossene Positionen je nach Bedarf sichtbar gemacht werden. So entsteht letztendlich eine Versionierung der Protokolle. Aus jedem Protokoll generiert der Protokollierende über die App ein PDF, das er mit Anlagen auf einem entsprechenden Serverplatz ablegt.

Die App liefert den Projektmanagern von Constrata zudem eine Übersicht aller Projekte im Haus. Über eine Suchfunktion können Projekte gefunden werden.