Verträge / DLS (Dienstleistersteuerung)

Unser IT-Steuerungstool Management Cockpit bzw. RiMaGo erstreckt sich über insgesamt zwölf Module, die miteinander vernetzt sind. Jedes einzelne Modul übernimmt spezifische Aufgaben für eine erfolgreiche Umsetzung und Steuerung der IT-Strategie.

  • Das Modul „Verträge / DLS (Dienstleistersteuerung)“ liefert Lösungen mit allen wesentlichen Funktionen, die für das professionelle Management von Verträgen notwendig sind. Der Vertragsworkflow wird vollumfänglich unterstützt. Dieser ermöglicht die konfigurierbare, regelbasierte Einbindung von Personen in den Freigabeprozess (Einbindung Compliance, Datenschutz, Fachbereich etc.).
  • Das Rechtesystem erlaubt die Festlegung, welche Informationen für die jeweilige Rolle relevant sind und welche Verträge angezeigt werden sollen (z.B. nur die eigenen Verträge, Verträge der eigenen OE). Alle anderen Informationen werden ausgeblendet. Dies reduziert die Komplexität und ermöglicht die bessere Einbeziehung der Fachbereiche in den Vertragsprozess.
  • Alle wesentlichen Informationen und Funktionen zu einem Vertrag und zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen stehen zur Verfügung. Die Vertragsdokumente können sicher in der Datenbank, auf dem Fileserver oder in einem externen Archiv abgelegt werden. Die Anzeige erfolgt direkt in der entsprechenden Pflegemaske. Selbstverständlich können Archivsysteme angebunden (bspw. OSPlus-Archiv) und als Ablage bzw. Ansicht genutzt werden.
  • Das Modul nutzt die Erfahrungen professioneller Vertragsmanagementkonzepte und zielt darauf ab, dass Vertrags- und Lieferantenportfolio in den Dimensionen Kosten, Leistungen, Sicherheit und Qualität zu optimieren. Verschiedene Konzepte, wie z.B. Vertrags- und Lieferantenbewertungen, Wiedervorlagemanagement mit Mailbenachrichtigung, Terminüberwachungen, erkennen von „Langläufern“ u.v.m. stehen, wenn gewünscht, zur Verfügung.
  • Maßnahmen können zu Lieferanten oder/und Verträgen erfasst werden. Durch die Maßnahmenüberwachung kann sichergestellt werden, dass diese umgesetzt werden.
  • Weitere wichtige Funktionen des Moduls sind das Lizenzmanagement (Haben- und Ist-Verwaltung), die Verwaltung von Vertragskosten mit Verbindungen zum „Controlling“-Modul u.v.m.
  • Die Prozesse und Aufgaben der Dienstleistersteuerung, wie z.B. Bestimmung des Auslagerungstyps und der -wesentlichkeit, periodische Überprüfung der Risikoanalyse, Ermittlung der DLS-Maßnahmen sowie deren Überwachung und Dokumentation, Eskalations- und Störungsmanagement, Dienstleisterbewertung und -management, Berichtserstattung an die relevanten Gremien u.v.m. werden hier abgebildet. Die Workflowsteuerung erlaubt die regelbasierte Freigabe der Risikoanalyse und der Auslagerung.
  • Verträge und Vertragspartner werden hier gepflegt. Ferner werden SLAs und Leistungen in der Hierarchie bis zu den Leistungsindikatoren (Messpunkten) professionell gemanagt . Das Modul unterstützt damit ausführlich die Verwaltung und Überwachung von Service-Levels.
  • Die MaRisk- und BAIT/VAIT-konforme Risikoanalyse von Auslagerung und Fremdbezug wird unterstützt. Bewertungen werden historisiert und stehen in ihrem Verlauf dokumentiert zur Verfügung. Ein Kurzcheck erleichtert die periodische Überprüfung der Auslagerungen. Mailbenachrichtigungen dienen der Erinnerung.
  • Die Risikoanalyse unterstützt effizient den gesamten Steuerungszyklus von Auslagerungen und Fremdbezügen. Durch die Gruppierung der Auslagerungen nach bis zu 70 „typischen“ Aus­lagerungen („Whitelist“) werden diese dem jeweiligen Referenzrisiko zugeordnet. Der Aufwand bei neuen Verträgen und der jährlichen Überprüfung sinkt erheblich. Die Wesentlichkeit wird auf Basis eines einstellbaren Risikomodells „berechnet“. Aus dem Risiko werden die erforderlichen DLS-Steuerungsmaßnahmen und deren Periodizität „berechnet“. Durch das integrierte Terminmanagement sowie die Ergebnisdokumentation der DLS-Maßnahmen mit individuellen Fragelisten je Maßnahmentyp, wird der zentrale und dezentrale Auslagerungsbeauftragte wirkungsvoll unterstützt.
  • Standard-Reports dienen als Vorlage für die Berichte der Dienstleistersteuerung, wie bspw. der Musterjahresbericht für den Vorstand.