Modul: Veranstaltungsmanagement in Phoenix II
Ziel des Projekts ist es, ein flexibles und benutzerfreundliches System bereitzustellen, das alle relevanten Aspekte des Veranstaltungsmanagements abdeckt und gleichzeitig durch Automatisierung und Individualisierung Prozesse vereinfacht.
Kernfunktionen:
1. Verwaltung von Veranstaltungen
Das Modul ermöglicht die Verwaltung einer Vielzahl von Veranstaltungstypen. Von sportlichen Wettbewerben bis hin zu mehrtägigen Seminaren oder Verbandstagungen können alle Eventarten strukturiert geplant, organisiert und nachverfolgt werden.
2. Online-Anmeldung mit individuell gestaltbarem Fragenkatalog
Teilnehmende können sich über ein Online-Formular anmelden, das durch einen frei definierbaren Fragenkatalog an die jeweiligen Anforderungen der Veranstaltung angepasst wird. Dies ermöglicht eine zielgerichtete Erfassung von Informationen, wie z.B. Essenspräferenzen, Teilnahme an Workshops oder weitere Details. Zudem lassen sich Anmelde- und Bestätigungstexte für jede Veranstaltung individuell gestalten.
3. Personalisierter Einladungsversand und offene Anmeldung
Das System bietet die Möglichkeit, personalisierte Einladungen an spezifische Zielgruppen zu versenden oder alternativ eine offene Anmeldung für eine breitere Teilnehmenenbasis zu ermöglichen.
4. Hotel- und Übernachtungsmanagement
Das integrierte Hotelmanagement-Modul erleichtert die Organisation von Unterkünften. Es bietet Funktionen zur Zimmereinteilung und zur Verwaltung von Übernachtungsplätzen, sodass Teilnehmende sowie Referentinnen und Referenten optimal untergebracht werden können.
5. Transportmanagement
Dieses Modul unterstützt die Planung und Koordination von Transportmitteln, um Teilnehmende, Gäste oder Referentinnen und Referenten reibungslos zur Veranstaltung und zurück zu befördern.
6. Akkreditierung und Check-In mit QR-Code
Das System ermöglicht eine effiziente Akkreditierung der Teilnehmenden, indem für jeden Teilnehmeden individuelle QR-Codes generiert werden. Diese QR-Codes können beim Check-In vor Ort gescannt werden, was den Einlass beschleunigt und Warteschlangen minimiert.
7. Automatisierte Fakturierung
Das Modul unterstützt die Abrechnung der Veranstaltungskosten durch automatisierte Fakturierung. Dabei können Rechnungen basierend auf den hinterlegten Teilnehmendendaten erstellt und an die Teilnehmenden versendet werden.
Mit diesen umfangreichen Funktionen bietet das Modul „Veranstaltungsmanagement" eine zentrale Lösung, um Veranstaltungen professionell, effizient und mit hohem Automatisierungsgrad durchzuführen. Die flexible Anpassbarkeit und die Integration wichtiger Zusatzleistungen wie Hotel- und Transportmanagement machen es zu einem unverzichtbaren Tool für Veranstalter.
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