Vertrags- und Lizenzmanagement

Unser IT-Steuerungstool Management Cockpit bzw. SIMON Plus erstreckt sich über insgesamt zwölf Module, die miteinander vernetzt sind. Jedes einzelne Modul übernimmt spezifische Aufgaben für eine erfolgreiche Umsetzung und Steuerung der IT-Strategie.

  • Das Modul „Vertrags- und Lizenzmanagement“ liefert Lösungen mit allen wesentlichen Funktionen, die für das professionelle Management von Verträgen notwendig sind. Der Vertragsworkflow wird vollumfänglich unterstützt. Dieser ermöglicht die konfigurierbare, regelbasierte Einbindung von Personen in den Freigabeprozess (Einbindung Compliance, Datenschutz, Fachbereich etc.).
  • Das Rechtesystem erlaubt die Festlegung, welche Informationen für die jeweilige Rolle relevant sind und welche Verträge angezeigt werden sollen (z.B. nur die eigenen Verträge, Verträge der eigenen OE). Alle anderen Informationen werden ausgeblendet. Dies reduziert die Komplexität und ermöglicht die bessere Einbeziehung der Fachbereiche in den Vertragsprozess.
  • Alle wesentlichen Informationen und Funktionen zu einem Vertrag und zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen stehen zur Verfügung. Die Vertragsdokumente können sicher in der Datenbank, auf dem Fileserver oder in einem externen Archiv abgelegt werden. Die Anzeige erfolgt direkt in der entsprechenden Pflegemaske. Selbstverständlich können Archivsysteme angebunden (bspw. OSPlus-Archiv) und als Ablage bzw. Ansicht genutzt werden.
  • Das Modul nutzt die Erfahrungen professioneller Vertragsmanagementkonzepte und zielt darauf ab, dass Vertrags- und Lieferantenportfolio in den Dimensionen Kosten, Leistungen, Sicherheit und Qualität zu optimieren. Verschiedene Konzepte, wie z.B. Vertrags- und Lieferantenbewertungen, Wiedervorlagemanagement mit Mailbenachrichtigung, Terminüberwachungen, erkennen von „Langläufern“ u.v.m. stehen, wenn gewünscht, zur Verfügung.
  • Maßnahmen können zu Lieferanten oder/und Verträgen erfasst werden. Durch die Maßnahmenüberwachung kann sichergestellt werden, dass diese umgesetzt werden.
  • Weitere wichtige Funktionen des Moduls sind das Lizenzmanagement (Haben- und Ist-Verwaltung), die Verwaltung von Vertragskosten mit Verbindungen zum „Controlling“-Modul u.v.m.